This website requires JavaScript.
Coworking Spaces
Use Case

digitalHUB Aachen: Buchungsmanagement für Coworking Spaces

An dem Ort, wo sich unser Team regelmäßig zusammenfindet, befindet sich auch einer unserer größten Use Cases: der Coworking Space. Gemeinsam mit dem digitalHUB Aachen haben wir eine Lösung entwickelt, die nicht nur dem Namen des HUB's gerecht wird, sondern auch userfreundlich und zeitsparend ist.

Anna-Carina Jodlauk
November 20, 2020 • 4 MIN READ
digitalHUB Aachen: Buchungsmanagement für Coworking Spaces

Die Räumlichkeiten des digitalHUB Aachen muss man sich einmal vorstellen. Im Zentrum die große Halle, eine Deckenhöhe von gut 20 Metern und bunt verglaste Fenster. Tatsächlich befinden wir uns in einer profanierten Kirche, in der seit 2016 schon namenhafte Projekte und Unternehmen ihren Erfolgsweg gestartet haben. Neben der Nutzung als Coworking Space bietet der digitalHUB aber auch Räume für Meetings, Kultur- und Privatveranstaltungen.

Mit der Buchung dieser Räume versteckte sich eine zunächst unscheinbare Herausforderung.

„Bevor wir das Raumbuchungs-Tool von Bookingbuddy eingeführt haben, hatten wir einen halbautomatischen Prozess, zusammengestrickt aus verschiedenen Tools. Das Problem dabei war, dass Kunden keinen Überblick über freie Kapazitäten hatten und Raumbuchungen häufig trotz Online-Tool telefonisch oder per Mail anfragt haben. Intern mussten wir die Daten manuell verarbeiten. Durch die verschiedenen Schnittstellen, die nicht in Echtzeit synchronisiert wurden, bestand das Risiko von Doppelbelegungen. Andere Lösungen neben Bookingbuddy spiegelten entweder unsere Anforderungen nicht wider oder waren sehr teuer.“ - Iris Wilhelmi, Geschäftsführerin des digitalHUB Aachen

Gemeinsam mit dem digitalHUB wurden die Kernproblematiken herausgestellt und Lösungen entwickelt. Mittlerweile können Räume mit verschiedenem Equipment und bald auch Termine bei Startup-Coaches hier online gebucht werden.

Bei manchen Ressourcen wird zwischen externen Nutzern und Mitgliedern des Coworking Spaces unterschieden. Telefonzellen sind beispielsweise nur von Mitgliedern buchbar. Besucher und Mitglieder des HUBs können die Raumbelegung auch jederzeit direkt an Ort und Stelle einsehen, denn diese ist mit der digitale Indoor-Navigation in Form von Displays gekoppelt.

Ein Mitglied des digitalHUB nutzt die Telefonzelle. Auf einem Display vor dem Raum ist seine Buchung und der Zeitraum zu sehen.

Der digitalHUB hat es zudem geschafft durch clevere Nutzung der Eigenschaften und Add-on Funktion Ressourcen zu kombinieren. So wird selbst die Kaffee-Flat raffiniert digital abgebildet.

Einer der deutlichsten Vorteile ist die eingesparte Zeit.

„Die Buchungsabwicklung verläuft bei uns jetzt automatisiert und Doppelbuchungen gehören der Vergangenheit an. Bei 300 externen Buchungen mit rund 5 Minuten pro Buchung liegt unsere Zeitersparnis bei drei vollen Arbeitstagen pro Jahr. Wenn man die Änderungen mitrechnet, die durch Fehlbuchungen bzw. Doppelbelegungen entstanden sind, ist die Zeitersparnis noch größer." - Iris Wilhelmi, Geschäftsführerin des digitalHUB Aachen

Unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des digitalHUB hat sich das System von Bookingbuddy längst etabliert. Die Geschäftsführerin des digitalHUB, Iris Wilhelmi, bemerkt, dass seit der Einführung auch interne Prozesse schneller und einfacher geworden sind. Zeitersparnis auf Kunden- und Mitarbeiterseite!

Inzwischen haben wir auch unseren Schichtplan in das Bookingbuddy-Tool integriert sowie die Übersicht zur Belegung unserer Arbeitsplätze unter Corona-Bedingungen. So ist das Tool ganz nebenbei auch ein tolles Hilfsmittel für unsere Team-Organisation während der Corona-Pandemie.“ - Michael Rosentreter, Head of Administration im digitalHUB Aachen
Raumvermietung - digitalHUB Aachen
Raumvermietung für Präsentationen, Tagungen, Konferenzen und weitere Veranstaltungsformate: die digitalCHURCH bietet immer den richtigen Rahmen | aachen.digital
Der digitalHUB hat sich für die Funktion des modernen iFrames entschieden, wodurch das Buchungssystem nahtlos in die vorhandene Website integriert ist. 

Das wahre Potential eines neuen Systems

Man merkt, dass durch äußere Gegebenheiten, neue Anwendungsfälle auftreten, die von der Ursprungsproblematik abweichen. Erst durch aktive Nutzung eines neuen Systems kann man das tatsächliche Potential messen. Anwendungsfälle, an die man zu Beginn nie gedacht hätte, werden plötzlich zentraler Bestandteil.  

Auch von unserer Seite der Entwickler ist ein enger Austausch mit den Kunden wertvoll, denn eine komplexe Problematik kann selten durch einen einzigen Blick erfasst werden. Vielmehr ist es ein Prozess des gegenseitigen Feedbacks, der eine Lösung einzigartig macht und vorantreibt. Unser Buchungssystem ist so aufgebaut, dass es stetig durch verbesserte und neue Features "aufgerüstet" werden kann.

„Was uns besonders begeistert, ist der modulare Aufbau des Tools, durch den wir immer wieder neue Anwendungsmöglichkeiten entdecken: zum Beispiel, dass Startups über das Tool auch Beratungstermine bei unseren Coaches buchen und wir unsere Sprechtage darüber koordinieren können." [...] Bedingt durch die räumliche Nähe sowie die ständige Kommunikation wurden Änderungs- bzw. Anpassungswünsche meist sofort in Updates umgesetzt." - Michael Rosentreter, Head of Administration im digitalHUB Aachen

Der Anstoß zur ZOOM-Integration

Das weitreichende Netzwerk des digitalHUB in die Gründerszene führte Bookingbuddy schließlich zu einem besonderem Anwendungsfall. Im Rahmen der Veranstaltungen "AC²-Gründerabend" und "AC²-Wachstumsabend" der GründerRegion Aachen wurde die Integration des Videokonferenz-Tools ZOOM realisiert und erfolgreich genutzt. Andere Integrationen wie die zu dem CRM-System Weclapp ermöglichen eine nahtlose Rechnungsstellung. Du willst mehr über Bookingbuddy Integrationen lesen? Ein Artikel darüber folgt in Kürze.

Moderne Zusammenarbeit ist agil und netzwerkübergreifend.

Der Coworking Space des digitalHUB Aachen ist nun nicht mehr nur ein liebgewonnenes Zuhause des Bookingbuddy Teams, sondern auch einer unserer wichtigsten Partner und Unterstützer, dessen Feedback und Empfehlungen wir sehr schätzen.

„Neben den vielen Möglichkeiten, die Bookingbuddy mit seiner Entwicklung für uns als Kunden bietet, freue ich mich, dass durch den modularen Aufbau des Tools für Bookingbuddy ein tolles digitales Geschäftsmodell entstanden ist." - Iris Wilhelmi, Geschäftsführerin des digitalHUB Aachen
„Direkt von Beginn an hat sich das Team Zeit für unsere Problemstellungen genommen und mit einem hohen Grad an Professionalität eine Vielzahl unserer Wünsche schon im ersten Launch umgesetzt.  Alles in allem empfinde ich die Zusammenarbeit mit Bookingbuddy als sehr unkompliziert und zielorientiert.“ - Michael Rosentreter, Head of Administration im digitalHUB Aachen

Auch wir von Bookingbuddy bedanken uns für die Zusammenarbeit und freuen uns, dass der digitalHUB Aachen vielen Coworking Spaces mit bestem Beispiel voran geht.

Sie, Ihr Unternehmen oder Coworking Space können sich auch eine Partnerschaft mit Bookingbuddy vorstellen? Schreiben Sie mir gerne eine persönliche Mail.